Spisová služba
OK
Spisová služba
Pod novými křídly
Pod oblast S – Lidé a kultura nově spadá útvar spisové služby, jehož pracovníci odvádějí mravenčí práci
tvar SPP/2 zajišťuje v automobilce i mimo ni kompletní poštovní služby a stará se i o archivaci a skartaci dokumentů (třeba kontrolních karet vozů, personálních dokumentů apod.). Dále zajišťuje například velkoformátové tisky a skeny, ale i provoz prodejen pro zaměstnance. O chod těchto nepostradatelných služeb se stará 39 zaměstnanců v čele s Petrem Brandlem. Útvar zpracovává veškerou došlou a odchozí poštu i interní zásilky a ročně jím projde zhruba 700 tisíc listovních zásilek a něco pod 200 000 balíků. Vedle toho spravuje také datovou schránku automobilky.
Kromě poštovních služeb jsou významnou činností útvaru i archivační služby, a to jak pro automobilku, tak i Odbory KOVO. Depozitáře automobilky mají obrovskou kapacitu. Množství dokumentů, které mohou v současnosti pojmout, by se dalo vyskládat do řady dlouhé 40 kilometrů. Vedle přijímání nových dokumentů v nich zajišťují také skartaci. Například loni takto zlikvidovali přes 100 tun dokumentů. I kvůli tomu útvar výrazně podporuje digitalizaci. „Skladování všech dokumentů a jejich archivace po požadovanou dobu jsou samozřejmě na prostor náročné a nákladné. Digitalizace znamená, že musíme skladovat dokumentů méně a méně jich i skartovat,“ vysvětluje P. Brandel, jehož útvar zajišťuje také rešerše, u nichž je digitální podoba také výhodou.
Pro škodováky tento útvar provozuje také firemní prodejny, v nichž si mohou nakoupit například díly na vozy ŠKODA za výhodnou cenu, ale i zbytkový a použitý materiál. Ročně zde nakoupí přes 20 000 zákazníků a rukama prodavačů projde asi 150 000 položek.
Většina zaměstnanců útvaru SPP/2 (23 z celkových 39 lidí) je sdružená v Chráněném/profilovém centru. To se stará o zdravotně či sociálně znevýhodněné skupiny zaměstnanců (např. samoživitele) a pomáhá jim zajistit pracovní místo přiměřené jejich stavu. Začlenění právě těchto zaměstnanců podporuje nejen automobilka, ale i Odbory KOVO. „Nejde o žádnou výpomoc, máme zde plnohodnotné zaměstnance, kteří však zastávají pozice, jež nejsou fyzicky nebo psychicky tak náročné jako jinde v automobilce,“ vysvětluje P. Brandel. RED
Vyplatilo se, že se neustále učíme
Petr Brandel
koordinátor SPP/2 – Spisová služba, prodej zaměstnancům, pošta & kusové zásilky
K jakým změnám došlo při přechodu pod oblast S?
Přešli jsme s kompletním stavem lidí i portfoliem služeb. Co mě však velice potěšilo, byl zájem nových nadřízených Štěpána Laciny a Romana Kubišty, kteří těsně po převzetí útvaru navštívili všechna pracoviště.
Co děláte pro to, aby váš tým spolehlivě fungoval?
Podle mě je důležité, aby každý
věděl, co a jak má dělat a za co je
odpovědný. Snažím se, abychom měli na každou pracovní pozici zástup třeba v době nemoci. Hodně se nám to vyplatilo během pandemie covidu-19. U zaměstnanců oceňuji sebereflexi a kladu jim na srdce, aby se ve vlastním zájmu učili novým věcem.
Jak vám pomáhá digitalizace?
Snižujeme díky ní třeba nutnost fyzické archivace dokumentů, šetříme papír, archivační prostor. Dám jeden příklad: třeba žádanka o dovolenou původně existovala ve čtyřech papírových exemplářích. Útvary měly povinnost je rok archivovat a my jsme je museli doručovat. Teď je žádanka digitální a tato starost odpadá.
Ve ŠKODA AUTO pracujete více než 49 let. Co se za tu dobu změnilo?
Vyzdvihl bych zejména nutnost učení. Kdo chce udržet tempo, musí se vzdělávat. Digitalizací se vše také zrychlilo, zatímco dříve se na odpověď na dopis běžně čekalo 14 dní, reakce na e-mail je dnes v podstatě okamžitá. Změnil se i přístup většiny lidí k práci – každý si jí více váží.
Nakolik váš útvar spolupracuje se sociálním partnerem automobilky Odbory KOVO?
Spolupráci s odbory bych hodnotil na výbornou. S panem předsedou Povšíkem i s ostatními lidmi z Odborů KOVO jsme vždy nalezli řešení. Za to mu patří můj dík. Já sám jsem členem odborů již 50 let.
V říjnu vás vystřídá kolegyně Marcela Orlovská, co byste jí popřál?
Především hodně pracovních úspěchů. Věřím, že pod jejím vedením bude útvar v dobrých rukou.